Plusieurs réunions ont permis de consolider les premières étapes de la démarche afin de présenter le contexte, mais aussi affiner les attentes des membres du COPIL par rapport à la démarche souhaitée.
Le COPIL paritaire était constitué de la DRH, l’élu en charge du personnel, le DGS (directeur général des services) et la chargée de l’Hygiène et de la Sécurité, le médecin du travail, l’assistante sociale et plusieurs membres du CHSCT.
Un temps a été consacré à la méthodologie employée pour la réalisation du Document Unique, mais aussi en ce qui concerne le programme d’actions, délais, acteurs, le plan de communication.
Une analyse approfondie des écrits a été réalisée par les intervenants (bilan social, DU, procès verbaux…).
Dans le cadre du plan de communication, l’ensemble du personnel a été informé sur la démarche entreprise par la Mairie, la communication a été réalisée par les encadrants qui ont été accompagnés par un membre du COPIL.
Un questionnaire d’évaluation des risques psychosociaux a été distribué selon deux modes de passation : en ligne ou en version papier auprès de 198 agents. L’interprétation des résultats a été réalisée grâce à un protocole de dépouillement construit par ABSILIA, s’appuyant sur les études déjà menées dans le domaine psychosocial comportant entre autres les modèles de Karasek et Siegrist. Cet outil a permis d’accéder aux ressources et axes de progrès de la structure.
Les résultats ont également été comparés au référentiel étude ABSILIA, ainsi qu’à un référentiel statistique. L’utilisation de ce tableau a permis d’obtenir une cartographie de l’organisation de la Mairie et ainsi analyser des problématiques spécifiques par métier, fonction et unité de travail pré établies dans le Document Unique. L’analyse est réalisée par une équipe pluridisciplinaire qui se réfère à plusieurs théories (analyse clinique, psycho dynamique du travail, sociologie, analyse statistique…). Suite à l’analyse des résultats des premiers éléments un rapport intermédiaire a été présenté au COPIL puis a été abordé l’organisation des entretiens et le choix des postes qui ont fait l’objet d’une analyse ergonomique.
Afin d’approfondir les données, des entretiens individuels ont été réalisés auprès de 30 agents de tous les services de la Ville. Le diagnostic est un processus itératif ; les hypothèses formulées au cours des analyses ont été confirmées par la triangulation des données et des regards pour pouvoir figurer au stade de la restitution.
Deux jours ont été consacrés à l’analyse de l’environnement de travail pour deux postes : Espaces vert et entretien.
L’approche ergonomique éclaire les relations entre les risques professionnels, psychosociaux et le travail réel. Une analyse par triangulation des données (entretiens, questionnaires, ergonomie…) a été réalisé afin de mettre en lumière les thématiques redondantes au sein de la structure. Le diagnostic repose sur une analyse systémique qui permet de pensée l’organisation comme un système avec différentes parties en interactivité, en relation avec ses environnements. Une présentation des résultats a été faite au près des membres du COPIL et ensuite auprès du personnel avec un support diaporama. Les restitutions ont permis d’aboutir à un débat dans chacun des services puis une synthèse des questionnements du personnel a été transmise au COPIL et travaillé en collectif. Le diagnostic a permis d’obtenir des thématiques qui nous ont conduites à faire des préconisations. La construction du plan de prévention comportant les trois niveaux de prévention s’est installée dans une élaboration commune à partir, d’une part des résultats du diagnostic et des préconisations, d’autre part des réalités du terrain, du cadre de la restructuration et de l’expérience des intervenants. Les scénarios ont été choisis par le COPIL parmi les plus faisables et réalisables. Nous avons hiérarchisé et priorisé les actions par thématique et défini en collectif les étapes de la mise en projet.
Ainsi certaines actions ont été élaborées dans les groupes de travail co animé par un membre du COPIL et un intervenant Absilia. Nous nous sommes appuyés sur différentes méthodes comme la construction des indicateurs de suivi qui permet l’évaluation de l’efficacité des actions et les ajustements.
Le plan d’action a été intégré dans le Document Unique en reprenant la liste des risques qui ont été identifiés dans le diagnostic, avec leurs hiérarchisations et les actions qui ont permis de réduire voir de supprimer les risques. Ce support a permis d’assurer le suivi des actions. Des réunions de suivis avec les membres du COPIL ont été réalisées à raison d’une fois par trimestre.